Nebenkostenabrechnung & Steuer: Was gehört in die Steuererklärung?

Für Vermieter ist die Nebenkostenabrechnung nicht nur ein Instrument zur Abrechnung mit Mietern, sondern auch ein wichtiger Bestandteil der steuerlichen Planung. Viele Kosten können die Steuerlast mindern, doch nicht alles ist absetzbar. Wer hier die Regeln kennt, spart Geld und vermeidet Nachzahlungen.

1. Grundprinzip: Werbungskosten aus Nebenkosten

Alle laufenden Kosten, die im Rahmen der Vermietung anfallen, können grundsätzlich als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dazu gehören sowohl direkt vom Vermieter gezahlte Kosten als auch solche, die über die Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden, soweit sie nicht erstattet werden.

• Werbungskosten mindern den steuerpflichtigen Gewinn und reduzieren die Steuerlast.

• Nicht absetzbar sind Kosten, die privat oder für nicht vermietete Einheiten angefallen sind.

2. Typische absetzbare Nebenkosten

Die häufigsten Positionen, die steuerlich anerkannt werden, sind:

• Betriebskosten laut Betriebskostenverordnung: Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Hausmeister, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Schornsteinfeger.

• Versicherungen: Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Vermieterrechtsschutz.

• Hausverwaltungskosten: Honorar für externe Verwaltung, Buchhaltung oder Mieterservice.

• Heiz- und Warmwasserkosten, soweit sie nicht vollständig auf den Mieter umgelegt werden.

• Sonstige Nebenkosten: Strom, Gemeinschaftsflächenbeleuchtung, Aufzugskosten.

Typischer Fehler: Vermieter setzen vollständig umgelegte Kosten an, obwohl diese vom Mieter erstattet werden. Nur der Anteil, der nicht vom Mieter getragen wird, kann als Werbungskosten berücksichtigt werden.

3. Nebenkosten und AfA / Modernisierung

Wenn Nebenkosten im Zusammenhang mit größeren Modernisierungen oder Umbauten stehen, müssen diese korrekt getrennt werden:

• Laufende Nebenkosten (z. B. Wasser, Müll) können sofort abgesetzt werden.

• Kosten für Modernisierung oder Umbau, die über den Standard hinausgehen, zählen zu Herstellungskosten und müssen über die AfA verteilt werden.

Typischer Fehler: Kosten für Renovierungen oder Sanierungen werden fälschlicherweise sofort als Nebenkosten abgesetzt. Das Finanzamt prüft hier genau und kann eine Umklassifizierung verlangen.

4. Gestaltungsmöglichkeiten für Vermieter

• Kosten korrekt aufteilen: Nur die nicht umgelegten Nebenkosten als Werbungskosten eintragen.

• Belege sorgfältig aufbewahren: Rechnungen, Abrechnungen und Zahlungsbelege erleichtern die steuerliche Prüfung.

• Abgrenzung zwischen laufenden Kosten und Modernisierungskosten: So können Steuerlast und AfA optimal genutzt werden.

• Timing beachten: Gezielte Abrechnung oder Durchführung von Maßnahmen kann die steuerliche Wirkung verbessern.

5. Fazit: Nebenkosten richtig nutzen

Die Nebenkostenabrechnung ist ein effektives Instrument, um die Steuerlast zu senken – wenn sie korrekt gehandhabt wird. Wer die Unterschiede zwischen umlagefähigen Kosten, Werbungskosten und Modernisierungen kennt, vermeidet Fehler und spart Steuern. Für Berater bietet dies einen klaren Ansatzpunkt, Vermieter langfristig zu begleiten und Sicherheit bei der laufenden Besteuerung zu schaffen.

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